home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / NEW_TECH / ACCTMN11.ZIP / ACCTMAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-04-10  |  26KB  |  738 lines
  1. (This is a text-only version of the Account Manager user manual.)
  2.  
  3.              Account Manager
  4.  
  5.                version 1.1
  6.  
  7.  
  8.                 WinnoVation
  9.                     Innovation through Windows...
  10.  
  11.  
  12.            (C) Copyright 1993
  13.                Winnovation
  14.               PO Box 271071
  15.        Ft. Collins, CO  80527-1071
  16.                    USA
  17.  
  18.        Telephone:  (303) 484-7204
  19.  
  20.        E-mail:   CompuServe: 71774,605
  21.                    Internet: 71774.605@compuserve.com
  22.  
  23.  
  24. Introduction
  25. ------------
  26.  
  27. Account  Manager is a tool designed for people  who  must
  28. keep  track  of  how  much time they spend  on  different
  29. projects or accounts.  Examples of such uses are...
  30.  
  31.    * A person who charges their time to several different
  32.      projects
  33.      
  34.    * Someone who bills to multiple clients
  35.      
  36.    * An entrepreneur  who must keep records  of  business
  37.      vs. personal use of a computer for tax purposes
  38.      
  39.    * And many more!
  40.      
  41. To use Account Manager, you "punch in" to each project or
  42. account as you begin working on it, and "punch out"  when
  43. you  are  done.  At the end of the week, or whenever  you
  44. need a report of how your time was spent, Account Manager
  45. will  generate  a  report, showing your time  in  varying
  46. levels of detail.
  47.  
  48. Account Manager also has a convenient feature to make  it
  49. even easier to use.  After your list of projects has been
  50. entered,  you can click on the Account Manager icon  with
  51. the  right  mouse  button to get the Quick  Access  List.
  52. This  list  shows all of the projects in your  list,  and
  53. makes it very easy and convenient to punch in and out  of
  54. them.
  55.  
  56. For  those  occasions  when you  must  exit  Windows  for
  57. whatever  reason, Account Manager includes a DOS command-
  58. line interface so you can punch in/out from DOS.
  59.  
  60. Note that Account Manager requires Windows 3.1.
  61.  
  62.  
  63. Packing List
  64. ------------
  65.  
  66. Your package should include the following:
  67.  
  68.      This manual
  69.      Distribution disk
  70.      License statement
  71.      
  72. The following files should be present in the distribution
  73. disk:
  74.  
  75.      ACCTMAN.EXE    Account Manager program
  76.      ACCTMAN.HLP    On-line help file
  77.      DOSACCT.EXE    DOS command-line interface
  78.      ACCTMAN.TXT    Documentation text file
  79.      
  80. If any files are missing, please contact Winnovation.
  81.  
  82.  
  83. Installation
  84. ------------
  85. First,  make sure that no other copies of Account Manager
  86. are currently running.  Then simply copy all of the files
  87. from the Account Manager distribution disk to a directory
  88. such  as C:\ACCTMAN.  To do this from a DOS prompt,  type
  89. the  following (assuming your floppy drive is A: and your
  90. hard disk is C:):
  91.  
  92.      MKDIR C:\ACCTMAN
  93.      COPY A:\*.* C:\ACCTMAN
  94.      
  95. After  the  files are copied, add Account  Manager  to  a
  96. Program Manager group.  To do this, find ACCTMAN.EXE with
  97. the File Manager and drag it to the group you want in the
  98. Program  Manager.  To run Account Manager every time  you
  99. start  Windows, add Account Manager to the Startup  group
  100. in  Program Manager.  See your Windows manual if you  are
  101. unsure about how to do any of these steps.
  102.  
  103.  
  104. Registration
  105. ------------
  106.  
  107. When  Account Manager is first started, you  will  see  a
  108. registration  reminder  screen.   Click  the  Register...
  109. button  and  you  will  see  the  following  registration
  110. screen:
  111.  
  112.  
  113.  
  114. Enter   your  name  EXACTLY  as  shown  on  your  license
  115. statement,  and enter your serial number and registration
  116. code (also found on the license statement).
  117.  
  118.  
  119. Getting Started
  120. ---------------
  121.  
  122. This  section is intended as a general overview to  using
  123. Account  Manager.  For more detail, please refer  to  the
  124. reference  section.  Please note that the words "project"
  125. and   "account"  are  used  interchangeably  within  this
  126. manual.
  127.  
  128. When  you  start Account Manager, you will see  a  screen
  129. similar to the following:
  130.  
  131.                     
  132.                     
  133. The  large  space on the left side is the  project  list.
  134. You should enter each project or account that you work on
  135. in to this list.  To do this, you should click on the top
  136. portion of the list (you will then see a flashing  cursor
  137. there),  type the name of the project, and click the  Add
  138. button.   When  you  do this, you will  notice  that  the
  139. project has been added to the list.  Repeat this step for
  140. each project that you want to enter.
  141.  
  142. After  all  of  the projects have been entered,  you  may
  143. punch  in  to one.  To punch in to a project, select  the
  144. project   in   the   list  and  click  the   In   button.
  145. Alternatively, you may double-click on the  project  name
  146. in  the list.  After you punch in, the status line at the
  147. bottom  of the window will reflect which project you  are
  148. punched in to.
  149.  
  150. To  punch out of a project, simply click the Out  button.
  151. You  can  also just punch in to another project  --  this
  152. will automatically punch you out of the first one.
  153.  
  154. To  make  punching  in  and out more convenient,  Account
  155. Manager  provides a Quick Access List.   To  access  this
  156. list, minimize Account Manager and click on the icon with
  157. the  right  mouse button.  This will bring up a  list  of
  158. your projects for you to conveniently punch in to and out
  159. of.
  160.  
  161. If  you  wish to delete a project, select it in the  list
  162. and  press  the Delete button.  Note that this  will  not
  163. delete  the data in the database for that project  --  it
  164. will merely remove the project from the Project List.
  165.  
  166. To  generate a report, select Create Reports... from  the
  167. Reports  menu.   You  will have the  option  of  creating
  168. several  different kinds of reports.  For  details  about
  169. the  different report types please refer to the reference
  170. section.
  171.  
  172.  
  173. ---------
  174. Reference
  175. ---------
  176.  
  177.  
  178. Project Lists and Databases
  179. ---------------------------
  180.  
  181. In Account Manager, the Project List and the Database are
  182. two  different things.  It is important to understand the
  183. difference.
  184.  
  185. A  Project List is simply a list of your projects.  It is
  186. displayed  on  the  main window, and also  in  the  Quick
  187. Access  List for easy access.  Project lists are  usually
  188. saved with a .AMP extension.
  189.  
  190. A  Database contains all of the punch in/punch out  data.
  191. Every  time  you  punch in to or out of  a  project,  the
  192. database  file  is updated.  Database files  are  usually
  193. stored with a .AMD extension.
  194.  
  195. Note  that  Project  Lists and  Database  files  are  not
  196. connected  in  any way.  A Project List exists  only  for
  197. your  convenience.   It is possible  to  punch  in  to  a
  198. project  which  is not even in the Project  List  (to  do
  199. this, type the name of the project and press In -- do not
  200. press  the Add button, which would add it to the  Project
  201. List).   Conversely, deleting a project from the  Project
  202. List will NOT delete the associated data in the database.
  203.  
  204. To  find out the current Project List and Database files,
  205. choose Get Status... from the File menu.
  206.  
  207. Note that database files can grow quite large over a long
  208. period  of time -- it is recommended that you delete  old
  209. records periodically via the Edit Database option.   This
  210. will  reduce  the  file  size and also  speed  up  report
  211. generation.
  212.  
  213.  
  214. Database Options
  215. ----------------
  216.  
  217. The  Database  menu contains several options  related  to
  218. database management.
  219.  
  220.  
  221. Punch In Earlier
  222. ----------------
  223.  
  224. This  option  allows you to punch in to a project  at  an
  225. earlier  time.  This is especially useful  if  you  start
  226. working on a given project, but forget to punch in to it.
  227.  
  228. When  you  select this option, you will see the following
  229. screen:
  230.  
  231.                     
  232.                     
  233. Information Fields:
  234.  
  235.      Previous  Project:  This is the  name  of  the  last
  236.      project  that was active.  If this is a new database
  237.      and there is no previous project on file, this field
  238.      will say "(none)".
  239.      
  240.      Punched  In/Out At: This is the date and  time  that
  241.      the  previous project was punched in to  or  out  of
  242.      (whatever the last punch in/out event was).  If this
  243.      is  a  new database and there is no previous project
  244.      on file, this field will say "(N/A)".
  245.      
  246.